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南通大学杏林学院会计档案管理暂行办法
[ 录入者:杏林学院 | 时间:2018-10-10 | 信息栏目来源:三、财务、资产及收费信息 ]

第一条 为加强我院的会计档案管理,根据财政部、国家档案局发布的《档案法》、《会计档案管理办法》的有关规定,结合本院实际情况,特制定本办法。

第二条 财务会计档案管理是会计管理工作中的一项重要内容,财务处负责学校会计档案的收集、整理、立卷、装订以及短期保管(一年)。

第三条 会计档案包括:手工或计算机打印输出的各种会计凭证、账簿、报表、各种分析资料、合同等记载会计数据的所有书面文件;会计电算化系统所需要的使用说明书、各种编码文件、各种系统及系统维护的书面文件;存储在机内或脱机外存储介质诸如磁、光盘上的各类程序、各时期的会计数据备份等计算机文件。
第四条 会计档案的保管存放:档案管理人员应对会计档案定期整理、立卷、装订成册,分门别类地建立目录并编号,并编制会计档案保管清册。在保管期内不得丢失、损毁;打印输出的纸质档案必须装订成册并加具封面,记账凭证必须附全原始凭证,凭证、账簿必须连续编号并经审核签字后,归档保管;存储在各磁性介质上的会计档案应加写保护,文件标签注明文件名称和拷贝时间,分门别类存放在安全、洁净、防火、防热、防水、防磁化、防潮湿、防重压的地点,妥善保管;所有的会计档案应设立专门的房间、专柜和账簿,由档案管理员随时登记收入时间、存放位置、借阅及归还等事项,以保证会计档案完整、准确、系统。

第五条 会计档案的保存期限:书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和方法管理;磁盘形式的会计档案包括总账、明细账、会计报表等必须永久保存;记账凭证及其他数据资料存毁时间按有关规定执行;会计系统的应用程序、维护程序等保管期限截止到系统停用或有重大改革后的第三年末。
第六条 会计档案的借阅权限和手续:所有会计档案的借阅和归还必须有完备的登记手续,磁盘文档的借阅必须是使用该系统的工作人员,严防失密和成果被盗等现象的发生;本部门会计人员因工作需要查阅档案可直接通过档案管理员登记借阅,本单位其他部门和外单位调用会计档案,必须经财务处领导审批;一般情况下,会计档案不得借出,如有特殊需要,需经领导批准后,方可复制,并办理登记手续;会计档案的收入、借阅、归还必须随时登记,注明时间、姓名、文件编号及名称,由借阅人签字;归还时应检查其完好性,不得涂改、毁损和过期不还,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换,磁介质文件要在机器上检查其完好性。

第七条 会计档案的移交:当年形成的会计档案,在会计年度终了后,暂由财务处保管一年,期满后,负责移交南通大学档案馆;交接时,应编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数,以及起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容;交接会计档案时,按会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由南通大学档案馆负责人和财务处负责人负责监交,交接完毕后,交接双方经办人、监交人在会计档案移交清册上签名或盖章。

第八条 会计档案管理工作的接交:因工作变动或档案转移等,会计档案管理人员必须与接手管理会计档案的会计人员办理移交手续,移交时必须由监交人(财务负责人)负责监交,整理应移交的各项资料,填写移交清册(一式三份),对未了事项要写出书面材料,按移交清册逐项移交,接替人员要逐项核对点收,交接完毕后,交接人、监交人要在移交清册上签名或盖章。

第九条 以上管理办法由财务处制定,并负责解释,自公布之日起实施。

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